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Emails: La gestión de los malos entendidos

Los malentendidos cuestan tiempo y dinero a las organizaciones. Que aprendamos, por tanto, a evitarlos es un aspecto fundamental para la buena marcha de las empresas y de nuestro desarrollo profesional.


Puede haber malentendidos cuando es necesario realizar las tareas por segunda o tercera vez.

Puede haberlos también cuando los proyectos no se ajustan al presupuesto o la idea inicial.

Cuando el mensaje central de las reuniones importantes no se percibe como tal.

Cuando la ejecución de las responsabilidades de un cargo no coincide con lo que se espera del desempeño.

Cuando los deseos y necesidades de los colaboradores no coincide con lo que sus contactos en las empresas les ofrecen.

Cuando mis ideas y lo que piensan los demas miembros del equipo sobre ellas no coincide.


Probablemente te hayas visto en alguna de estas situaciones o simplemente en el momento en la que una persona responsable de alguna tarea explica exhaustivamente los objetivos a conseguir y los medios para hacerlo y, con el tiempo, comprobar cómo muchas de las cosas que pidió que se hicieran no se habían hecho o no se realizaron como se esperaba. Es el momento en el que surgen los famosos “¡no se entera de nada!”, “¡no he conocido a nadie tan ineficaz!”, “¡es una persona incompetente!”, “¡estoy harto/a de repetirle las mismas cosas una y otra vez!”, etc.



Podemos estar muy familiarizados con este tipo de situaciones y, sin embargo, no haber caído en la cuenta de que lo normal es que haya malentendidos en nuestras relaciones profesionales y laborales.


En general señalamos dos potenciales problemas , uno que tienen que ver con la extensión, pero que se le agrega la 'infoxicación' (exceso de información) como principal causa.


En relación a la longitud del email esta bueno destacar "ni tan largo ni tan corto"

Ambos obstáculos están relacionados con la extensión. Uno por exceso y otro por defecto. En el primero de los casos, muchas personas olvidan que la gestión del correo electrónico se puede convertir en un infierno para cualquier persona. Y, por tanto, no son conscientes de que el tiempo para su consulta es limitado. Se explayan en un mar de palabras que acaba por desconcertar a quien está al otro lado de la pantalla.


Pero, también pueden surgir problemas cuando la respuesta es excesivamente escueta. Tanto que acaba por confundir a quien necesita tener las claves para continuar. Responder con un 'Sí' o un 'De acuerdo' a una comunicación importante puede causar frustración.


Hay que establecer reglas y adaptar el estilo para que todos acaben entendiéndolo. Cuando el correo es el nexo de unión con trabajadores, compañeros y clientes, lo mejor es establecer una 'guía' de uso con las principales claves. No está de más tratar de acoplar ese exceso diario de información con una comunicación fluida sin enigmas.


Economía lógica de la palabra. No se necesitarán, en la mayoría de los casos, 250 palabras para explicar un asunto, ni tampoco un monosílabo para responder a una comunicación importante. ¿Economía de las palabras? Sí. En ambos lados.


La principal recomendación gira en torno a una idea: ir al grano. Hay que hacer hincapié en ello y en ser muy claro al explicar las intenciones desde el principio.


Por último destacamos la importancia de evitar las palabras y expresiones negativas con las que evitar mayores problemas. De esta manera logro no predisponer negativamente al interlocutor


La gestión del correo electrónico no es algo accesorio en una empresa. Se ha convertido en la herramienta fundamental de comunicación entre compañías y dentro de ellas. Y eso obliga a utilizarlo de la manera más efectiva posible, esquivando los peligrosos malentendidos.


(Fuente: WallStreetJournal/Linkedin) #email #rrhh #autodesarrollo #rhactitud #infografia




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