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Cómo lograr una cultura exitosa de mejora continua?

Cuando hablamos de procesos, inmediatamente vienen a la mente estandarización, optimización, y simplificación de tareas en una organización. Para lograr completar todos estos objetivos en un tiempo adecuado, la organización tiene que ejecutar un proceso de transformación del negocio en todas las áreas, incluyendo cambios estructurales en los elementos básicos del modelo como son: la tecnología, los procesos, y las personas.

Sin embargo, aunque se hagan los cambios requeridos en estos tres elementos, esto no garantiza el éxito ni la continuidad del proceso de transformación, si no se adiciona un componente importante en la cultura de la organización: una cultura de mejora continua.

Como todo hábito, interiorizarlo y vivirlo, es un proceso que toma tiempo, disciplina, y como todo habito, habrá resistencia. La función de los líderes y cada uno de los involucrados en el proceso de transformación es, hacer de este hábito una parte importante de la cultura organizacional.


Para lograr esto, es necesario tener en cuenta los siguientes elementos:


-Involucrar a los patrocinadores y dueños de proceso desde el inicio. (Estructura de poder). Cualquier cambio, inclusive el más pequeño, debe hacerse con el involucramiento y participación de los patrocinadores y dueños de procesos. Asegúrate de comunicar claramente el nivel de soporte requerido por cada uno en el proceso de cambio. Identifica cual es el nivel de influencia y nivel de interés que cada uno tiene en el éxito del cambio, y la forma más efectiva para comunicarles los avances y logros. Tócales el corazón. Comparte indicadores o mensajes de los miembros de sus equipos, que han expresado características positivas del cambio, y también, como has tomado acción para corregir las oportunidades. Debe quedar claro las expectativas: Cada persona involucrada debe demostrar un liderazgo activo y participativo en el proceso de cambio.


-Empoderar y darles herramientas a los dueños de proceso y a quienes lo operan. (La estructura organizacional). Los dueños de proceso son las personas responsables a ultimo nivel por que los procesos operen de forma efectiva. Entrégales la responsabilidad a los dueños de proceso por implementar el cambio y por mantener un proceso de mejora continua en pie día a día. Para esto, debes darles herramientas que les permitan identificar oportunidades en los procesos, e implementar las mejoras continuamente. Algunas herramientas pueden ser entrenamientos en metodologías de mejora continua como Six-Sigma, Calidad Total, y otras. Comunica claramente las expectativas que el cambio y las mejora es un proceso continuo y definan en conjunto indicadores para medir el progreso.


-Establecer una estructura y un cronograma para discutir los proyectos de mejora continua. (Los controles y las métricas). La mejor forma de crear una disciplina, es el seguimiento consistente y medido de forma efectiva. Esto les da prioridad e importancia a los procesos de mejora y los mantiene frescos en la mentalidad de operación del día a día de cada integrante y de la organización. Crea foros de discusión y establece reuniones de equipos periódicos, para discutir oportunidades e identificar soluciones a los problemas identificados en los procesos.


-Estandarizar la documentación de procesos y las propuestas de cambio. (El ambiente de trabajo). A medida que la organización se integra y participa más en los procesos de cambios, muchos de los colaboradores van a requerir aprender de otros procesos que se integran con el proceso que operan para resolver problemas. Una documentación estándar de procesos, oportunidades y proyectos de cambio facilita y agiliza el proceso aprendizaje y se comunica más rápidamente a través de toda la organización. Adicionalmente, es una buena práctica establecer un repositorio único donde los colaboradores podrán encontrar los documentos de forma rápida cuando la necesiten.


-Comunicar, comunicar, comunicar. (La comunicación). Una buena comunicación es lo que es requerido para mantener a las personas involucradas y acelerar la creación de una cultura de cambio exitosa. Los mensajes deben seguir las 3 c’s de una comunicación efectiva: Claro, Conciso, y Concreto. Esto asegura que los mensajes no se vuelven parte de los mensajes no deseados de la organización. Adicionalmente, si bien el mensaje es importante, las personas definidas para transmitirlo son igual de críticas. El objetivo es que generen y mantengan la credibilidad del proyecto y de la información comunicada.

Al compartir la información del proyecto de mejora, incluye actualizaciones del estado actual del proyecto, cuáles son los siguientes pasos, y cuáles son las oportunidades y responsables.


-Lograr un ambiente de trabajo adecuado; Crea los foros y mecanismos adecuados para dar retroalimentación del proyecto de mejora.

Y algo extremadamente importante, mantén la comunicación en tono personal y hazlo divertido. Reconoce el espíritu de trabajo en equipo y competencia.


(Fuente Alejandro de la Hoz) #mejoracontinua #rrhh #rhactitud #infografia #lideres



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